あなたの会社は、毎日のルーティン作業が多すぎて、なかなか創造的な仕事をこなせないという悩みがありませんか。
私自身、仕事の能率がどうしてもよくないと感じるなかで出会ったのが、今回ご紹介する『テンプレート仕事術』という本です。
この本には、普段の仕事のうち75%がテンプレート化できると書いてあります。
この記事では『テンプレート仕事術』の紹介をしながら、仕事をテンプレート化することで得られる効果、実際にテンプレート化する方法、そして具体例をあげていきます。
仕事をテンプレート化すると無駄な作業が減り仕事の効率が上がる
『テンプレート仕事術」では、仕事をテンプレートかすることで、以下のメリットがあると述べています。
- 「効率性」仕事を効率化できる
- 「生産性」付加価値の高い業務に取り組める
- 「正確性」漏れなく確実に仕事がこなせる
- 「非属人化」人に仕事を任せることができる
「効率性」毎日のルーティンをテンプレートにすることで、1つの仕事の作業時間が短縮されます。1日の仕事のうち、75%はテンプレートに落とし込むことができるというのがこの本の持論です。
「生産性」テンプレートにできない残り25パーセントの仕事に対して、時間をかけることができます。この25%が付加価値の高い仕事であり、付加価値の高い仕事に時間をかけられ、仕事の生産性をより高いものにしてくれます。
「正確性」仕事がテンプレート化されていれば、忘れることがなくなります。やることがわかっているので、抜け漏れることなく仕事に取り組めます。
「非属人化」テンプレート化すればやることが明確になるので、誰であろうと一定のクオリティを保って仕事ができます。反対にテンプレート化しなければ、個々の能力に頼った仕事になり、組織としては安定しません。
仕事をテンプレート化する方法3点
物事を何でも記録する
仕事をテンプレート化するための第一歩は、記録することです。
どのようなテンプレートも情報がない段階では、作成することが難しいでしょう。情報を記録することで、現在作成できないテンプレートも将来作成することができるようになります。
この本では、物事を記録する際には
失敗経験であっても成功経験であっても保存すべき
と述べています。
成功も失敗も、何が将来に役立つかわかりません。
私自身は特に失敗を記録することが大切だと考えます。
その理由は、1つの仕事をこなしていく中で、圧倒的に成功よりも失敗の数の方が多く、失敗の方が多くの情報を蓄積しやすいからです。
失敗を１つずつ潰していくことで、より精度の高いテンプレートを作成することができます。
そもそもなぜテンプレートにするのかという目的意識を持つ
テンプレート化に限らず、何事も目的意識を持たなければ続けることはできません。特にテンプレート化や記録化は、必ずやらなければいけない作業ということでもないのでなおさら意識が重要です。
自らの恥をさらすようですが、私自身記録をしっかりと取るようにいわれても、記録を蓄積する目的意識が薄く、忙しさを理由に記録を残さないということがありました。
経営者であれば、自分自身がテンプレートを作るために目的意識を強く持つだけでなく、社員にもテンプレートを作る強い目的意識を共有することが大切です。
テンプレートを継続する仕組みを作る
テンプレート化を続けていく中で、時間が経つにつれて怠け心が出てしまい、テンプレート化や記録を怠ることがあります。
テンプレートを作ることは作業を非属人化することができ、人が増えるほど力を発揮しますが、人が増えることでテンプレート化を続けることができない人というのも出てくる可能性があります。
この本ではその解決策として、アメとムチの使い分けを推奨しています。
本の中では、テンプレートの作成・更新を行った人にご褒美を与えられる制度を導入することを推奨しています。
手当を増やす、ボーナスポイント付与するなどが例として挙げられます。
一方で作成したテンプレートを毎週上司に確認してもらうことで、強制力を働かせるというムチを与えることも推奨しています。
強制力を働かせながら、意識を植え付け、一日のリズムに組み込めるようにすると、テンプレート化がはかどります。
ちなみにこれは個人的意見ですが、最初のうちは情報を記録することを優先して、仕事をするようにしてもらうと良いかもしれません。
もちろん仕事には守らなくてはいけない締め切りがありますが、テンプレート化する時間を踏まえて仕事を割り振ってあげると良いかもしれません。
私の経験上、記録することを後回しにすると仕事が終わった時点で疲れ切ってしまい、記録化を怠ります。
テンプレート仕事術活用
メールや連絡のテンプレート
毎日出すメールや連絡は、内容が一定であることがほとんどです。
これを1から考えるとかなりの時間を必要としますが、テンプレートが決まっていれば、間を埋めるだけなのですぐにつくれます。
しかし、それだけでは非常に味気ないものになるので、テンプレートを少しアレンジして出すことを本ではすすめています。
私も昔、何百通ものメールを送る必要があり、それだけで1日が終わってしまったことがありました。
その時は1から作成していたため時間がかかってしまいましたが、テンプレートを作ることを学んだ今となっては、非常に時間を無駄にしたと考えています。
スケジュール・タスク管理のテンプレート化
スケジュールやタスク管理ができるかできないかというのは、仕事ができる人とできない人の分かれ目となります。
タスク管理やスケジュール管理はきちんとやろうとすると、それだけで時間がかかってしまいます。
しかし、このスケジュール・タスク管理も一定のルールにあてはめることで、要する時間は激減します。
本ではスケジュール管理のために「Outook」を使うことを推奨していますが、「Googleカレンダー」でも問題ないでしょう。ただほかの人が見れるようにすることが大切です。
余談ですが、ITのテクノロジーを使いこなすことも効率化の第一歩ですので、積極的に活用しましょう。
意思決定を支援するテンプレート
意思決定を行う際にもテンプレートを活用することで、決断を助けてくれます。
意思決定を行う際、何の軸もなく決断を下すことは難しいです。
あらかじめ判断に関する軸を設けておくことが、意思決定をスムーズにします。
これは仕事だけのはなしではありません。
特に自分自身の意思決定を行う際には、喜怒哀楽を感じるのはどのような時かというのを基準にすることを、この本では推奨しています。
さいごに
仕事をテンプレート化することは「効率性」をあげるだけでなく、多くのメリットを会社にもたらします。今回3つ例をあげましたがほかに、テンプレートにできる仕事はあります。今回題材にした『テンプレート仕事術』にはほかにもたくさんの例が述べられているので、テンプレート化に興味を持った人は是非手に取ってみてください。